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• Le Point de départ
• La proposition : trois outils et trois rôles clés
  • “Le chef d'orchestre”
  • “L'attrapeur”
  • “Le cartographe”
• Les membres du groupes : “les explorateurs”
• La production du groupe et son adoption

Ce document décrit des méthodes et des outils pour permettre à des groupes de travail de produire collaborativement. Il a été produit dans le cadre du projet “imagination for people”, une plateforme dédiée à l'imagination citoyenne pour repérer les projets stimulants et soutenir les porteurs de projets, mais il peut être utilisé dans de nombreux autres contextes.

Si la communauté des porteurs de projets a vocation à être grande, le nombre de personnes qui peuvent et souhaitent contribuer à produire des ressources utiles pour les porteurs de projets dans un domaine particulier est plus réduit (quelques dizaines ou centaines de personnes). Ainsi, Imagination for People propose des groupes de travail thématiques (innovation urbaine, monnaies complémentaires, vidéo…) ou ciblés sur une étape de développement d'un projet (constituer sa communauté, trouver des financements initiaux, développer un modèle économique pour pérenniser le projet, passer à l'échelle…). Ces groupes rassemblent à la fois des porteurs de projets ayant une expérience, des spécialistes du domaine et des personnes pouvant apporter un éclairage particulier (sociologues, artistes…). Ils produisent des “ressources” pédagogiques pour aider les porteurs de projets dans le domaine concerné.

Toute la difficulté réside, pour des groupes de plusieurs dizaines ou centaines de membres, dans l'alliance entre :

• une liste de discussion qui diffuse les messages de façon chronologique (Nécessaire pour faciliter l'implication et la dynamique de groupe lorsque l'on est moins de mille)
• et une présentation plus structurée de la discussion sous forme de carte en ligne (nécessaire pour permettre à tous, quelque soit le niveau d'attention qu'il peut donner au groupe, d'avoir une vision d'ensemble des échanges et propositions

Passer par 3 étapes : les mails échangés sur la liste → un blog (reprise des infos structurée mais toujours sous forme chronologique) → une carte en ligne (placement de ces infos sur la carte)

Ces étapes ne peuvent pas être totalement automatisées (cela nécessiterait que les contributeurs structurent fortement leurs contributions, ce qui serait un frein à la contribution) et nécessitent donc une intervention humaine. Mais cela est fortement consommateur en temps et la charge est reportée sur l'animateur qui se retrouve seul avec une charge très lourde.

Le groupe est animé par un petit noyau d'animation. Ce noyau constitué de plusieurs personnes aidées par des outils numériques. Il permet une charge de travail bien plus raisonnable que l'animation d'un groupe de travail classique. Il existe trois rôles d'animation décrits ci-dessous. Si le noyau d'animation est constitué de moins de trois personnes, le ou les animateurs devront se charger de plusieurs rôles. Cependant, il est tout à fait possible de permettre à des membres du groupe de prendre en charge ponctuellement ou régulièrement certains des rôles. Cela permet lorsqu'il y a des volontaires d'alléger la charge des animateurs. Les animateurs doivent surtout si les animateurs doivent s'assurer que le travail prévu sur un rôle donné est fait. Les 3 rôles clés sont les suivants :

• Le “chef d'orchestre” : rythme les différentes étapes sur la liste. Il relance et synthétise la discussion
• “L'attrapeur” : reprend les contributions sur un blog et leur donne des éléments de structuration (mots clés…)
• Le “cartographe” : place chaque contribution sur la carte du groupe et complète la carte pour la rendre plus lisible (délimite des régions…)

II travaille principalement sur la liste de discussion en lançant les débats, relançant les participants (y compris hors liste). Il lance chacune des 5 étapes. Lorsqu'une étape est suffisamment avancée il lance la suivante tout en laissant ouvert les précédentes :

• Etape de présentation : présentation de la question traitée et présentation des membres si la liste est nouvelle (pour encourager une première prise de parole par le plus grand nombre)
• Etape de veille : que connait-on qui traite déjà de cette question de façon innovante ? (donner les URL)
• Etape des idées : le chef d'orchestre propose d'aborder la question sous plusieurs angles (symbolisés par des couleurs comme les “6 chapeaux” de Bono). Il relance lorsqu'un angle à été insuffisamment pris en compte
  • chapeau blanc : quelles idées peut-on proposer d'un point de vue rationnel ? ()
  • chapeau rouge : que peut-on y ajouter d'un point de vue émotionnel et intuitif ?
  • chapeau noir : quels problèmes cela pose d'un point de vue négatif ?
  • chapeau jaune : quelles opportunité nouvelles d'un point de vue positif ?
  • chapeau vert : reprenons l'ensemble d'un point de vue créatif (il est également possible d'organiser un événement en ligne de type temporary autonomous zone - TAZ)
  • chapeau bleu : quelle organisation développer d'un point de vue contrôle du processus ?
  • mise en série de certaines idées : dans tout ce qui a été dit, qu'est-ce qui peut s'ordonner sous la forme d'étapes séquentielles (la “perspective temporelle” d'Olivier Auber)
  • choix des idées non pertinentes : y a-t-il des éléments sur lesquels tout le monde est d'accord qu'ils ne sont pas pertinents ou nécessaires (le “rough consensus” de l'IETF)
• Etape de rédaction et de relecture : un petit nombre de personnes, si possible en présentiel, rédigent les différentes parties sous la forme d'un document cohérent. Les membres du groupe peuvent suivre en temps réel et réagir (approche “Wiki sprint” de Floss Manual). Ensuite, le groupe fait une relecture en commentant sur le fond (cd Django book) et le noyau des animateurs fait les corrections éditoriales et de forme pour que le tout soit lisible par des personnes n'ayant pas participé au groupe. Une fois le texte bien avancé, il est possible de produire de petites vidéos explicatives, un “résumé exécutif”, une mise en forme de la carte pour la rendre plus lisible…
• Etape d'ouverture à la communauté : diffusion de l'ensemble du matériel produit à l'ensemble de la communauté qui n'a pas participé au groupe de travail. Si au bout d'une semaine, il n'y a pas eu d'objection majeure de la part de la communauté (“rough consensus”), la ressource produite par le groupe est réputée adoptée et placée dans le centre de ressources

Chaque semaine, le chef d'orchestre fait une rapide synthèse pour permettre à ceux qui ont décroché cette semaine là de se remettre à niveau et envoie les membres du groupe “explorer” la carte pour avoir une vue d'ensemble.

• La liste des membres du groupe avec le nombre de leurs contribution depuis le début du cycle de discussion et par étape du cycle
• Les archives de la discussion avec des indicateurs pour savoir où commence chaque étape du cycle.
• Un outil pour indiquer l'étape de la discussion où on en est.
• Un tableau de bord des différents types de contributions (veille, blanche, rouge…) pour lui permettre de relancer les approches qui semblent insuffisamment prises en compte

L'attrapeur travaille principalement sur le blog pour permettre de structurer les contributions. Lorsque quelqu'un contribue sur la liste :

• Il sélectionne la partie du mail qui a du sens (sans le bonjour, les formules de politesse et les autres mails)
• Il ajoute un titre explicite (un “titre plein” comme on dit en journalisme)
• Eventuellement il ajoute des mots clés ou change ceux qui sont proposés par défaut : étape de la discussion, type de contribution (idées et propositions, définitions de base, jeux d'acteurs…)
• Eventuellement il ajoute des images

Lorsqu'une contribution est une réaction à une autre contribution, il la place comme comme un commentaire.

• Un blog avec un outil “mail to RSS” pour placer les contributions sur la liste dans les brouillons.
• Des éléments de structuration des billets (étape de la discussion avec par défaut l'étape indiquée par le chef d'orchestre, le type de contribution…)
• Des éléments mis à jour automatiquement à partir du mail de base (le contributeur identifié grâce à son email, la date de la contribution)
• Un outil pour proposer automatiquement des images lorsqu'une URL est identifiée dans le texte (du type de celui existant dans facebook)
• Des indicateurs pour connaitre les contributions non traitées, celles où il manque des éléments…

Le cartographe dispose d'un fond de carte de type géographique représentant un territoire imaginaire permettant d'y positionner les idées et contributions du blog sousla forme d'un schéma heuristique (mind mapping) mais dont chaque niveau est représenté sous la forme d'un territoire à l'intérieur du précédent sur lequel on peut zoomer (cf art de la mémoire et pensée-2, perspective spatiale de Olivier Auber).

Dans cette carte se trouve dans un coin un village qui permet de cartographier, en plus des idées, les jeux d'acteurs. Sur le bord du village, se trouve une école où sont cartographiées les différentes notions de base (sous la forme de questions/réponses de type FAQ. Mais en cas de désaccord, plusieurs définitions ou réponses peuvent coexister pour une même question, avec des éléments de contexte pour comprendre les différents points de vue).

Le cartographe prend donc chaque contribution sur le blog qui n'a pas encore été située, et la positionne sur le territoire en créant si nécessaire des sous territoires pour mieux la situer (comme cela se fait sur un mind mapping classique). Une contribution (et tous ses sous territoires : réactions, idées filles…) peut être déplacé facilement. Une contribution peut être éventuellement placée à plusieurs endroit. Dans ce cas elle n'est pas dupliquée mais pointe vers le même article du blog. Il est ensuite possible d'atteindre les différents endroits qui pointent vers la même contribution (voir les graphes bipartie et la théorie originelle de l'hypertexte)

Suivant l'étape de la discussion (ou éventuellement la contribution si celle-ci est différente de celles de l'étape), le cartographe :

• Positionne à l'endroit qu'il juge adéquat des éléments de veille ou les idées proposées lors de la phase 3 (idées)
• Positionne dans l'école les notions de base
• Crée des “voies de chemin de fer” pour relier différents éléments sous forme séquentielle lors de la semaine des étapes
• Place un indicateur sur les contributions qui sont éliminées du projet final (elles ne sont pas supprimées mais par exemple grisées

Les autres membres du groupe doivent pouvoir contribuer également à la cartographie en la corrigeant et la complétant comme un wiki cartographique (ce qui nécessiterait une fonction d'historique)

Le cartographe dispose de trois types de cartes :

• La carte principale est avant tout une carte heuristique (mind mapping) qui permet de rassembler trois types de contributions. Pour faciliter la mémorisation, cette carte se superpose à la carte géographique d'un territoire imaginaire suivant “l'art de la mémoire” qui jusqu'à la renaissance, permettait aux personnes de penser en reliant des idées qu'ils avaient placés dans des lieux symboliques. Cela nécessite que la carte heuristique fonctionne par zoom (cf Prezi) et s'associe à une cartographie géographique (de type openstreet map). Chaque point de la carte heuristique permet de pointer vers un article du blog (une contribution contextualisée) et peut être placée à un endroit précis de la carte du territoire (comme le permettent compendium ou bubble.us). Les contributions filles du blog (commentaires, idées dérivées…) peuvent être placés comme un sous territoire. Ainsi, sur un morceau de territoire donné on trouve en grand le titre de la contribution, en plus petit les autres éléments de la contribution, plus un espace sur lequel pourront être positionnés des territoires fils qui pourront s'ajuster automatiquement en fonction de leur nombre (cf pearltree). Les territoire comprend plusieurs grandes parties :
• Les idées et les éléments de veille qui représentent la plus grande partie du territoire (avec des indicateurs indiquant le type de contribution : veille, blanche, rouge , noire, vert, bleue, jaune)
• Les jeux d'acteurs qui sont regroupés dans “le village”
• Les notions de bases à connaitre qui sont regroupées dans “l'école”
• Une zone de la carte (le cartouche) décrit l'objectif du projet, donne la situation d'avancement sur une ligne de temps et d'autres informations indispensables pour prendre le projet en route (ou reprendre le cours lorsque l'on a décroché). Ces informations peuvent servir de base au mail hebdomadaire de synthèse.
• La carte des liaisons peut se superposer à la carte principale afin de relier plusieurs contributions sous formes d'étapes successives. Pour garder la carte lisible, les différentes “lignes de chemin de fer” pourront être rendues visibles ou non (perspective temporelle, voir aussi les “paths” de Prezi)
• Le nuage de mots clés. Cette carte est reliée à différents territoires de la carte principale (perspective numérique, graphe bipartie). Il permet ainsi de relier entre elles des idées (représentées par une portion de territoire) par des qualificatifs communs. Un mot clé permet ainsi de relier plusieurs idées (comme le permet la théorie originelle de l'hypertexte où les liens sont indépendants du point de départ et peuvent relier plusieurs éléments)

Le cartographe dispose également d'indicateurs permettant de voir les contributions non encore positionnées, ainsi qu'un historique des placements et déplacements sur la carte.

En plus de leur rôle de contributeur sur la liste (ou directement sur le blog, dans ce cas, un mail reprenant les éléments est envoyé sur la liste) et de leur éventuelle aide aux trois rôles spécifiques de gestion de la discussion, les membres du groupes sont appelés régulièrement à venir “explorer” la carte. Sur celle-ci ils peuvent :

• Indiquer qu'ils “aiment” une contribution
• Commenter une contribution (le commentaire est reposté sur la liste également)
• Commenter le positionnement d'une contribution (un type différent de commentaire qui s'adresse à un autre type de tâche)
• ajouter des tags à plusieurs lieux (perspective numérique). Un nouveau tag peut être ajouté uniquement s'il concerne au minimum trois territoires/contributions. Le nuage des tags (cf graphes bipartie) pourrait être représenté sous la forme d'un arbre, ou bien un arbre de connaissance pourrait permettre d'avoir d'autres tags à partir de l'analyse en plein texte de toutes les contributions (cf ligamen)
• prendre “une photo géolocalisée” d'une partie de territoire (avec un lien permettant d'accéder à la même vue sur la carte) pour l'envoyer dans un mail pour par exemple faire une contribution sur la liste.

Il sera nécessaire de distinguer ce que peuvent faire tous les membres du groupe,

• par rapport aux rôles spécifiques (peu de différence à part pour les gestionnaires bloquer temporairement les modifications en cas de conflit)
• et par rapport aux personnes extérieures au groupe - les visiteurs (juste “j'aime”, les commentaires et les photos ?)

Au cours d'un cycle de production, le groupe produit un document de synthèse (phase 4 rédaction) mais également la carte (phases 2 veille et 3 idées) qui reste accessible (après amélioration pour la rendre plus lisible) et plusieurs produits dérivés tel qu'un résumé exécutif, des vidéos de présentation… (phase 4 rédaction).

A la fin des phases 3 et 4, la carte, le document de base et les produits dérivés sont successivement réputés acceptés par les membres du groupe suivant la technique du rough consensus (si personne n'a mis d'opposition après la dernière demande du chef d'orchestre, cette étape est approuvée)

A la fin de l'étape 5 (ouverture), et si il n'y a pas d'opposition, la ressource est réputée acceptée par l'ensemble de la communauté Imagination for People et placée dans le centre de ressources. Seuls les commentaires sont possibles, plus les modifications, sauf si, suite à des commentaires, il est jugé opportun de relancer un traitement par le groupe (qui, si celui-ci est peu important, peut se faire en une seule étape).

Une fois terminé sa production, le groupe peut décider de se dissoudre (la communauté créant régulièrement de nouveaux groupes) ou bien de produire une nouvelle ressource à l'occasion d'un nouveau cycle.